我们的许多客户仅凭发票就订购了防水材料，多年来这种做法已被证明非常成功。在绝大多数情况下，我们的客户都会非常准时地支付发票。因此，到目前为止，我们都是在大约一到两个月后邮寄付款提醒和催款通知。不过，最近几个月我们实现了一些会计流程的自动化，例如将 Proof.de商店的发票导入到会计软件中，现在我们也能够自动发送并简化付款提醒和逾期通知。
从现在起，我们的客户将在大约 4-6 周后通过电子邮件收到付款提醒，邮件地址存储在他们的 Proof-Shop 账户中。这是一个很好的解决方案：如果有几张发票尚未支付，您将收到一封电子邮件，其中概述了尚未支付的发票，所有尚未支付的发票都以 PDF 格式附在邮件中。因此，您可以获得所有 PDF 格式的原始发票，将收据导入您的会计系统，在内部再次检查发票并安排付款。
如果发票仍未收到，您将在每 2-3 周后收到两封催款函。再过 2-3 周，我们将尝试通过电话与您联系。如果所有尝试都失败，作为最后一步，我们将把未付发票交给我们的律师。
通过电子邮件发送提醒，这一程序为我们节省了大量的人力和邮资，也为环境节省了大量的运输路线。
第一批 200 多张收据的经验表明，提醒和电子邮件提醒的效果非常好：在迄今为止处理的每 208 张收据中，有一张没有得到正确处理或提醒，还有一张没有考虑部分付款，而软件根本不支持这一点。
如果您有任何改进或更改要求，请告知我们。对我们来说，这是我们会计工作中的一项重大变革和创新，但我们相信，当我们的账单支付客户收到 Proof GmbH 未清偿发票的提醒时，这将是一个明显的改进。
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