Viele unserer Kunden bestellen ja ihre Proofs einfach per Rechnung, und das hat sich ja über die Jahre hinweg sehr bewährt. Im absolut überwiegenden Fall bezahlen unsere Kunden ja ihre Rechnungen äußerst pünktlich. Bislang haben wir daher nach rund ein bis zwei Monaten per Post Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet. Da wir aber in den letzten Monaten manche Prozesse in der Buchhaltung wie beispielsweise den Import von Rechnungen aus dem Proof.de Shop in die Buchhaltungssoftware automatisiert haben, konnten wir nun auch den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisieren und vereinfachen.
Ab sofort erhalten unsere Kundinnen und Kunden nach rund 4-6 Wochen eine Zahlungserinnerung per E-Mail an ihre im Proof-Shop Konto hinterlegte E-Mail Adresse. Ganz super gelöst: Wenn mehrere Rechnungen offen sein sollten, erhalten Sie zum einen eine Email mit einer Übersicht der offenen Rechnungen, zum anderen sind alle noch offenen Rechnungen als PDF an die Email angehängt. Sie haben somit alle Rechnungen im Original als PDF vorliegen, können die Belege in Ihre Buchhaltung importieren, bei sich intern noch einmal prüfen und die Zahlung veranlassen.
Sollte die Rechnung weiter offen sein, erhalten Sie nach jeweils 2-3 Wochen zwei Mahnungen. Nach wiederum 2-3 Wochen versuchen wir dann, Sie telefonisch zu erreichen. Sollten alle Versuche scheitern, übergeben wir als letzten Schritt die offenen Rechnungen an unseren Anwalt.
Durch das Erinnern per Email erspart uns dieses Vorgehen jede Menge Aufwand und Porto und der Umwelt jede Menge Transportwege.
Die Erfahrung der ersten, etwas mehr als 200 Belege zeigt, daß die Erinnerungen und Mahnungen per E-Mail sehr gut funktionieren: Auf 208 verarbeitete Belege ist bislang einer aufgetaucht, der nicht korrekt verarbeitet bzw. gemahnt wurde, bei einem anderen wurde eine Teilzahlung nicht berücksichtigt, was die Software einfach nicht unterstützt.
Falls Sie Verbesserungen oder Änderungswünsche haben, dann lassen Sie uns das gerne wissen. Für uns ist das eine größere Veränderung und Neuerung in unserer Buchhaltung, aber wir sind sicher, daß Sie für unsere rechnungszahlenden Kunden eine spürbare Verbesserung bei der Erinnerung an noch offene Rechnungen der Proof GmbH darstellt.
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